عرّف مشاركي سير العمل بالدور الوظيفي لا الشخص — عند تغيير الموظف يستمر العمل دون لمسة يد، ونيابة تلقائية تملأ أي فراغ.
بناء سير العمل على الأدوار والمجموعات يجعل المنظومة مستمرة بمعزل عن التغييرات التنظيمية.
عيّن خطوة الاعتماد لـ"مدير الإدارة" وسيصلها من يشغل هذا المنصب — عند التغيير لا حاجة لتعديل سير العمل.
وجّه الخطوة لمجموعة من المعتمِدين — موافقة أي عضو فيها تكفي للمضي. مثالي عند التناوب والغياب.
اطلب موافقة جميع أعضاء المجموعة بشكل متوازٍ — للقرارات الاستراتيجية الكبرى التي تستلزم إجماعاً.
حدّد نائباً لكل دور — عند غياب الأصيل تنتقل المهام لنائبه تلقائياً دون أي تدخل يدوي.
المدير العام مهلته 4 ساعات، المراجع مهلته 2 ساعة — كل دور بمهلته المناسبة لطبيعة عمله.
راقب معدل استجابة كل دور ومجموعة — اكتشف من يُسرّع الإجراءات ومن يتسبب في التأخير.
تغيير الموظف في أي منصب لا يعني توقف المعاملات — الدور يبقى والشخص الجديد يُكمل من حيث توقف سلفه.
إعادة الهيكلة أو نقل الموظفين لا تؤثر على سير المعاملات الجارية.
المجموعات تُسرّع الاعتماد بالمعالجة المتوازية بدل الانتظار التسلسلي.
كل عضو في المجموعة يرى قرارات الأعضاء الآخرين بوقت حقيقي.
دائماً يوجد شخص مسؤول عن كل خطوة — النيابة تضمن ذلك.
الأدوار والمجموعات المُعرَّفة هنا تُستخدم في جميع سيرات العمل والصلاحيات.
الأدوار والمجموعات هي لبنات بناء خطوات السير.
الدور هنا يرتبط بالصلاحيات في المنظومة كاملاً.
تقارير أداء الأدوار تُحدّد الفجوات في كفاءة الفرق.
مهام كل دور تظهر في قائمة المهام لشاغل الوظيفة.
الأدوار والمجموعات تجعل مؤسستك تعمل بانسيابية حتى في أوقات التغيير والإجازات.
تصفّح باقي وحدات المنظومة الـ١٨